¿Qué es?
MyDOCument es una solución de gestión documental diseñada para que las empresas almacenen de manera ordenada todos sus documentos.
La solución está pensada para cualquier tipo de empresa, desde las PYMES más pequeñas hasta las grandes multinacionales, ya que puede adaptarse fácilmente a las necesidades de cualquier cliente, gracias a los módulos opcionales de los que dispone.
MyDOCument ha sido creada para gestionar todos los documentos de una empresa, desde que llegan, hasta que se archivan definitivamente. Para llevar a cabo esta gestión de los documentos cuenta con distintas funcionalidades orientadas a que los usuarios puedan acceder a sus documentos de la manera más cómoda y eficiente posible.
Beneficios para los clientes
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Eficiencia de procesos
Los usuarios encuentran todos los documentos de la empresa más fácilmente, reduciendo el tiempo invertido y aumentando la productividad.
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Control interno
Con MyDOCument toda la documentación de la empresa está mucho más controlada y accesible para los gerentes.
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Reducción de costes
El sistema permite reducir considerablemente los costes de impresión y almacenamiento. los documentos no se imprimen porque se encuentran con dos clicks cuando son necesarios.
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Mejora del servicio al cliente
La aplicación puede realizar múltiples tareas con automatismos programables. Estos automatismos permiten una gran versatilidad tanto en la ejecución de procesos relativos a clientes (internos o externos) como con la información que se facilita sobre los mismos.
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Incremento de la seguridad y del cumplimiento normativo
Con MyDOCument el acceso a los documentos está restringido a los usuarios con permisos adecuados.
¿Qué puedo hacer con MyDOCument?
Captura de documentos de forma automática
MyDOCument permite la captura de documentos en papel, de tal manera que cuando los documentos entran en la aplicación son archivados incluso sin intervención del usuario.
Los documentos pueden ser digitalizados en el equipo multifuncional, pudiendo elegir desde su pantalla el destino final del documento.
MyDOCument cuenta con la posibilidad de capturar documentos y establecer flujos de trabajo con ellos. Los documentos se capturan a través de carpetas calientes en las que se dejan los documentos que se desean archivar en MyDOCument.
Archivado de documentos
MyDOCument permite el archivado rápido y sencillo de todo tipo de documentos electrónicos. Los documentos archivados son indexados en base a una serie de metadatos que permitirá recuperarlos posteriormente sin dificultad.
Búsqueda y recuperación de documentos
MyDOCument permite recuperar rápidamente cualquier documento realizando búsquedas sobre los metadatos asociados a éstos. Adicionalmente, los documentos que entran en la aplicación son indexados en base a su contenido completo, lo que permite buscar documentos por cualquier palabra contenida en los mismos.
Gestión de documentos archivados
MyDOCument permite gestionar los documentos almacenados, creando nuevas versiones, reemplazándolos, descargándolos o enviándolos por e-mail. Adicionalmente, los documentos pueden descargarse a Windows con el fin de modificarlos o trabajar con ellos.
Establecimiento de flujos de trabajo
En MyDOCument se pueden establecer flujos para los documentos que entran en la aplicación, de tal manera que los procesos documentales de la empresa que se realizan en papel, pasen a realizarse de manera electrónica.
Distribución automática de documentos
Otra funcionalidad con la que cuenta MyDOCument es la posibilidad de realizar envíos automáticos de documentos a las distintas bases de datos en función de su contenido.
Alertas por caducidad de documentos
En las distintas bases de datos de MyDOCument se pueden establecer reglas para que se avise de la caducidad de determinados documentos. Intregación con equipos multifuncionales de Kyocera
Los documentos escaneados en los multifuncionales de Kyocera pueden ser enviados directamente a MyDOCument para su almacenamiento.
Integración con MS Office
MyDOCument se integra con las aplicaciones de MS Office, permitiendo el archivado directo de documentos en las bases de datos.
Buzones personales y de fax
Cada usuario de MyDOCument cuenta con un buzón personal en el que puede recibir documentos.